Mitarbeiter führen mit möglichst wenig Stress

8.7.2025 – PRAXISWISSEN: Personalarbeit im kleinen Büro ist besonders herausfordernd: Der Chef ist gleichzeitig Berater, Organisator, Ansprechpartner und Problemlöser. Fünf Tipps, wie Vermittler ihr Team motivieren und dabei gleichzeitig ihren Führungsalltag entlasten. (Bild: Pixabay CC0)

Führung im kleinen Versicherungsbüro ist eine besondere Herausforderung: Der Chef oder die Chefin ist oft gleichzeitig Berater, Organisator, Ansprechpartner und Problemlöser. Deshalb sind Klarheit, Vertrauen und Struktur in der Mitarbeiterführung entscheidend, um unnötige Komplikationen und Zeitfresser zu vermeiden.

Hier sind fünf praxistaugliche Tipps, wie Vermittler ihr Team motivieren und dabei gleichzeitig ihren Führungsalltag entlasten.

Tipp eins: Augenhöhe statt Mikromanagement

In kleinen Teams funktioniert Kontrolle in aller Regel schlechter als Vertrauen. Vor allem werden die Angestellten zur Unselbständigkeit erzogen, wenn ihnen zu oft über die Schulter geschaut wird.

Aufgaben sollten klar delegiert werden. Dazu sollte der gewünschte Rahmen definiert sein. Vor allem sollten die Mitarbeiter eigenständig arbeiten. So fördert der Chef deren Selbstverantwortung und entlastet sich selbst.

Tipp zwei: Regelmäßige, kurze Feedbackgespräche einplanen

Ein Jahresgespräch dient der Ziel- und Leistungsvereinbarung und einem grundsätzlichen Feedback. Aber es ist kein Instrument für die alltägliche Führung.

Vorgesetzte sollten kurze, regelmäßige Feedbackrunden vereinbaren – beispielsweise alle zwei bis vier Wochen. Diese Investition von Zeit lohnt sich, denn die Mitarbeiter erhalten auf diese Weise Orientierung und Wertschätzung. In dem Gespräch geht es vor allem um Austausch und Entwicklung, weniger um Kritik im negativen Sinn.

Tipp drei: Klare Rollen schaffen

„Mit fünf Mitarbeitern regelt sich das doch von selbst.“ Das ist eine falsche Auffassung. Vielmehr sind Tür und Tor offen, dass sich die Mitarbeiter insgeheim die Verantwortung gegenseitig zuschieben.

Auch in kleinen Teams hilft eine klare Rollenverteilung: Wer ist wofür zuständig, wer vertritt wen im Urlaub, wer darf welche Entscheidungen treffen?

Solche Klarheit sorgt für reibungslosere Abläufe und stärkt das Verantwortungsbewusstsein jedes Einzelnen. Denn bestimmte Aufgaben gehören dann zum Zuständigkeitsbereich einer ausgewählten Person. Und darin hat auch niemand anderes zu entscheiden.

Tipp vier: Motivation durch Mitsprache fördern

Der Chef ist oft der Erfahrenste im Vermittlerbüro. Außerdem verfügt er über den größten Überblick. Trotzdem: Er sollte operative Entscheidungen nicht allein treffen und den Mitarbeitern die Umsetzung überlassen. Ansonsten identifizieren sich die Kollegen nicht mit den Aufgaben.

Die Mitarbeiter sollten vielmehr einbezogen werden, wenn es um die Auswahl neuer Software geht, um die Optimierung von Arbeitsprozessen oder die Gestaltung des Kundenservices. Wer mitgestalten darf, ist motivierter und identifiziert sich stärker mit dem Arbeitgeber.

Tipp fünf: Rituale stärken den Zusammenhalt

Ein kurzer Wochenstart am Montag, ein gemeinsames Frühstück im Monat oder einfach ein ehrliches „Danke“ nach einem stressigen Tag.

Kleine Gesten stärken das Wir-Gefühl und schaffen eine positive Arbeitsatmosphäre – gerade im hektischen Vertriebsalltag.