Feedback geben – aber richtig!

5.4.2024 – In einem Betrieb gibt es immer wieder etwas zu loben oder etwas zu kritisieren. Wichtig ist, beides im Mitarbeitergespräch ausreichen sowie in aller Ruhe und Klarheit zu kommunizieren. Wenn alles gut läuft, ist der Mitarbeiter motiviert, arbeitet besser mit und der Chef kann mit gutem Gewissen Aufgaben delegieren.

Es ist wichtig, Mitarbeitern Feedback zu geben – eine Rückmeldung, ob Sie mit ihnen zufrieden sind oder ob eine Arbeit aus Ihrer Sicht besser erledigt werden könnte.

Ein Feedbackgespräch ist für Sie als Chef wichtig. Denn es hilft Ihnen, zu verstehen, was sich einzelne Angestellte denken, wenn sie bestimmte Aufgaben erledigen. Und der Austausch ist wichtig für Ihre Mitarbeiter, damit sie wissen, wo sie stehen. Und ganz grundsätzlich drücken Sie Ihre Wertschätzung für Mitarbeiter aus. Allein, weil Sie sich Zeit nehmen, mit ihnen zu sprechen.

Erstens: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit

Man sollte sich Zeit nehmen. Das können je nach Thema auch mal nur fünf Minuten sein.

Allerdings: Eine Besprechung auf die Schnelle zwischen zwei Terminen bringt nichts. Schieben Sie die Rückmeldung aber auch nicht so lange auf, bis weder Sie noch der Mitarbeiter sich im Detail an die Situation erinnern können.

Zweitens: Gehen Sie an einen ungestörten Ort

Das Gespräch sollte an einem Ort stattfinden, an dem man in Ruhe miteinander sprechen kann. Ein Treffen zwischen Tür und Angel, mit anderen Mitarbeitern drumherum − dabei kommt nichts heraus.

Lassen Sie Handy und Telefon klingeln, sonst signalisieren Sie Ihrem Angestellten, dass der Anrufer wichtiger ist. Besser: Sie machen das Handy gleich aus und stellen das Telefon um.

Drittens: Nicht auf die Person beziehen

Beziehen Sie sich auf das Verhalten der Mitarbeiter und nicht auf die Person. Egal, ob Sie kritisieren oder loben.

Also sagen Sie: „In dem Angebot sind mir einige Fehler aufgefallen“, statt „Sie arbeiten schlampig“.

Viertens: Kritik klar und …

Formulieren Sie die Kritik verständlich und beschreibend. Zunächst, was haben Sie wahrgenommen? „Ich habe Ihr Angebot an den Kunden X gelesen.“

Dann, was löst das bei Ihnen aus? „Ich ärgere mich, weil aus meiner Sicht ein paar Fehler drin sind und einiges offengelassen wurde. Es kann deshalb sein, dass der Kunde uns als wenig kompetent wahrnimmt und das Angebot kommentarlos ausschlägt. Und auch wenn er interessiert bleibt, ruft er nochmals an und das kostet uns zusätzliche Zeit.“

Und schließlich: Was wünschen Sie sich konkret? „Ich möchte, dass wir wasserdichte Angebote machen. Der Kunde muss das Gefühl bekommen, wir haben an alles gedacht und er ist bei uns gut aufgehoben“.

Dann sollten Sie Ihrem Gesprächspartner erklären, was Sie konkret an diesem einen Angebot nicht gut fanden und was er künftig anders machen soll.

… nachvollziehbar formulieren

Spannend ist jetzt die Reaktion: Hatte der Mitarbeiter schlicht einen schlechten Tag oder viel Stress gehabt? Er ist also kompetent und kann das im Prinzip.

Oder: Ist er überfordert? Dann lassen Sie sich ein Angebot künftig vorlegen, bevor es an den Kunden geschickt wird, und besprechen Sie das Angebot. Das kostet Sie zwar immer wieder Zeit, aber so geht „Learning on the job“. Langfristig bekommen Sie einen fachlich besseren Mitarbeiter, der sich gewertschätzt fühlt, und haben das Thema „von der Backe“.