Wie Makler-KI Zeitfresser-Aufgaben übernehmen soll

15.10.2025 – Top-Kundenservice ohne Wartezeiten wie von Geisterhand, während die Makler mehr Zeit für das Wesentliche bekommen. So stellen sich zumindest die Anbieter von KI-Anwendungen für Versicherungsvermittler die Zukunft des Finanzvertriebs vor. Zwei von ihnen zeigen ihre Offerten auf der Branchenmesse DKM. Während ein spezieller Chatbot alltägliche Korrespondenz erledigt, telefoniert ein Voicebot ohne menschliches Zutun.

Der Fachkräftemangel macht auch vielen Versicherungsvermittlern das Leben schwer, beobachtet Matthias Kuch (43), Geschäftsführer der Kuch & Partner GmbH & Co. KG. Der Versicherungsmakler empfindet insbesondere den Kundenservice per Telefon als „extrem zeitraubend“.

„Die telefonische Erreichbarkeit wurde zunehmend zur Herausforderung – gerade bei Routineanliegen oder der Erstaufnahme von Schäden“, berichtet der Makler weiter. Callcenter entlasteten ihn zwar im Erstkontakt, aber oft mussten unvollständige Angaben aufwändig nachbearbeitet werden.

Telefon-KI aus der Praxis heraus entwickelt

: Matthias Kuch (Bild: Kuch & Partner)

„Wenn der Sachbearbeiter nach dem Gespräch trotzdem nochmal zum Hörer greifen muss, ist nichts gewonnen“, sagt Kuch. Als Lösung für dieses Problem setzt er auf künstliche Intelligenz (KI) und hat nach eigenen Angaben „die erste Telefon-KI speziell für Makler“ entwickelt.

„Das Ergebnis ist ein praxistaugliches System, das genau auf die Bedürfnisse von Maklern abgestimmt ist“, wirbt der Entwickler. Den ursprünglich für den Eigenbedarf konzipierten KI-Service will er nämlich ab sofort auch anderen Versicherungsvermittlern zur Verfügung stellen.

Der sogenannte Voicebot kann natürliche Sprache von Menschen verstehen und darauf entsprechend reagieren. Die dahinterstehende KI ist gezielt auf sogenannte First-Level-Anfragen trainiert. Das sind Anliegen, die häufig vorkommen, standardisierbar sind und keine individuelle Beratung erfordern.

Als Zeitfresser gelten vor allem:

Namen und Adressen ändern,
Bankverbindungen ändern,
Schadenmeldungen mit vorab befüllten Formularen bearbeiten oder
Rückrufwünsche aufnehmen.

Datenschutz setzt der Sprach-KI Grenzen

Der virtuelle Telefonist führt den Kunden durch das Gespräch, stellt gezielte Rückfragen und dokumentiert die Antworten. Das digitale Transkript des Vorgangs landet danach samt Schaden- oder Änderungsformular und ergänzenden Angaben im Maklerverwaltungsprogramm.

Kuch betont, dass „Themen mit fachlicher oder rechtlicher Relevanz – wie Vertragsänderungen, Bewertungen oder Abschlüsse“ – nicht automatisiert bearbeitet werden. „Die KI leitet solche Anfragen gezielt an einen Mitarbeiter weiter.“

Ebenso sei es nicht möglich, Vertragsstände oder andere personenbezogene Informationen durch die KI abzurufen. „Aus datenschutzrechtlichen Gründen erfolgt kein direkter Zugriff auf Bestandsdaten im Dialog. Der Abgleich mit dem MVP findet ausschließlich nachgelagert und intern statt.“

KI-Telefonie kostet Grundgebühr plus Nutzungsentgelt

Die Preisstruktur sieht bei jährlicher Zahlung eine monatliche Grundgebühr von 99 Euro vor. Hinzu kommt das sekundengenau abgerechnete Nutzungsentgelt, das bis zu 49 Cent pro Minute beträgt. Mit steigender Nutzung sinkt es beispielsweise bei 500 Stunden auf 39 Cent pro Minute.

In seinem eigenen Maklerbetrieb mit rund einem Dutzend Mitarbeitern nutzt Kuch die KI seit mehreren Monaten mindestens 1.500 Minuten pro Monat. Die Schadenmeldungen würden seitdem strukturierter bearbeitet und die Bearbeitungszeit sei in vielen Fällen um mehr als 50 Prozent gesunken.

„Natürlich reagiert nicht jeder Anrufer positiv auf die KI. Insgesamt haben wir aber festgestellt, dass die Akzeptanz recht hoch ist“, berichtet der Makler. „Und unser Team ist begeistert, denn die wirkliche Arbeit mit dem Kunden rückt wieder in den Fokus und wir verlieren keine Zeit mit Routineaufgaben.“

Maklerdienstleister auf der DKM

Laut Kuch ist die rund um die Uhr verfügbare Anwendung Maklertelefonie für Betriebe mit drei bis 25 Mitarbeitern konzipiert. Zur Zielgruppe zählen insbesondere Maklerhäuser, die über keine eigene Telefoninfrastruktur oder nur begrenzte Personalressourcen verfügen.

Unter dem Titel „Was, wenn dein Telefon vor dir antwortet?“ stellt Kuch seine Offerte auch auf der diesjährigen Messe DKM in Dortmund vor. Sein Vortrag am Mittwoch, 29. Oktober, ist Teil des Kongresses „Young DKM“ in Halle drei.

Im Themenpark „Prozesse & IT“ in Halle vier (Stand F02g) erwartet die Messebesucher hingegen eine Einführung in Afori. Das ist der Name einer weiteren KI-Plattform, die speziell für Versicherungsmakler entwickelt wurde. Sie automatisiert Backoffice-Aufgaben, angefangen beim Posteingang.

Start-up ehemaliger Wefox-Gründer

: Fabian Wesemann (Bild: Afori)

Die KI verwandelt unstrukturierte Kommunikation nach Herstellerangaben in strukturierte Vorgänge. Das verschaffe Maklern mehr Zeit für ihre Kundengespräche. „Nahtlos in Outlook integriert ist Afori praxisnah, serviceorientiert und gemeinsam mit Maklern für Makler entwickelt.“

Gegründet wurde die in Spanien registrierte Afori Solutions S.L.U. in diesem Jahr von Fabian Wesemann und Sergi Banos. Sie hatten vor zehn Jahren mit dem früheren CEO Julian Teicke die spätere Wefox Holding AG mitgegründet und später gemeinsam verlassen (8.7.2025).

Unterstützt wird Afori auch vom ehemaligen Vorstandsvorsitzenden der HDI Deutschland AG und heutigen Unternehmensberater Christopher Lohmann (26.4.2023). Mit dabei sind auch Chris Leifeld, Gründer der Thinksurance GmbH (25.7.2024), und Nils Mahlow, Gründer der Claimsforce GmbH (18.9.2017).

Makler-KI spricht Versicherungsdeutsch

Auch das Afori-Team will nach eigenen Angaben Makler „von zeitraubenden Backoffice-Aufgaben entlasten“ und startet zunächst eine intelligente Seitenleiste für den E-Mail-Posteingang. Sie erkennt typische Vorgänge automatisch und stößt Folgeprozesse direkt in Microsoft Outlook an.

„Im Vergleich zu generischen Anbietern ist Afori speziell auf die Versicherungswelt zugeschnitten“, heißt es von dem Unternehmen. Die „Afori-KI spricht Versicherungsdeutsch.“ Das bedeutet konkret: Sie

versteht branchentypische Vorgänge,
erkennt Fristen,
analysiert eingehende Nachrichten und
erstellt daraus strukturierte Aufgaben.

Dadurch sparen die Nutzer nach Angaben des Anbieters täglich etwa eine Stunde Verwaltungsaufwand. Diesen schätzen Makler im Alter zwischen 18 und 45 Jahren auf mehr als 60 Prozent ihrer Arbeitszeit, zeigt die Studie „Jungmaklermarkt 2025“ (Medienspiegel 14.10.2025).

Mehr Zeit für die Kundenberatung

Hier setze Afori an, sagt Mitgründer Wesemann. „Wir haben mehrere Monate eng mit Maklern zusammengearbeitet, um KI gezielt da einzusetzen, wo es einen echten Mehrwert generiert, damit sie mehr Zeit haben, ihre Kunden zu beraten.“

„Der monatliche Preis für Afori liegt derzeit im unteren zweistelligen Bereich pro Nutzer“, erklärt ein Firmensprecher auf Anfrage des VersicherungsJournals. „Damit möchten wir eine günstigere Lösung als die generalistische KI-Lösung von Microsoft Co-Pilot – mit deutlich mehr Funktionen und versicherungsspezifischen Prozessen – anbieten.“

„Unser Anspruch ist es, ein Produkt anzubieten, dessen Mehrwert die Kosten deutlich übertrifft“, so der Sprecher weiter. „Afori soll Maklern spürbare Entlastung und erhebliche Zeitgewinne im täglichen Arbeitsablauf bieten, und sich somit unmittelbar rentieren.“