10.9.2015 (€) – In der 29. Folge der Serie „Ritters Agenda 2020 für Vermittler“ erläutert Redner und Unternehmensberater Steffen Ritter, warum die Fähigkeit, sich konzentrieren zu können, eine Voraussetzung für den Erfolg ist und für Vermittler immer wichtiger wird.
Der Arbeitsalltag eines Vermittlers birgt seit jeher eine große Vielfalt an Aufgaben und Abwechslung in sich. In vielen Betrieben geht es Tag für Tag hochmotiviert an die einzelnen To-dos. Oft wird einfach abgearbeitet, häufig ohne Prioritäten. Manchmal läuft es nach dem Motto der unorganisierten Handwerker: „Wer am lautesten schreit, wird zuerst bedient“.
- Steffen Ritter (Bild: Dirk Hoppe Digital Design Studios)
Waren es bereits immer viele verschiedene Aufgaben, hat sich deren Menge in den letzten Jahren erhöht. Zudem ist in einer Welt der modernen Kommunikation immer spontaner, immer schneller auf Kundenwünsche zu reagieren.
Angesichts dieser Verwaltungsflut und Kommunikationslawine fühlen sich immer mehr Vermittler wie der sprichwörtliche Hamster im Rad. Sie rennen, aber sie kommen nicht voran.
Konzentration als Ursache für Erfolg
Schon heute beobachten wir bei den besten Vermittlern im Markt, dass sie sich auf verschiedenen Wegen gegen den beschriebenen Trend abschotten. Sie finden immer wieder Wege, um sich auf ihr Geschäft und ihre Strategie zu konzentrieren.
In den nächsten Jahren wird es für Vermittler sowohl beim Verwaltungsvolumen als auch bei der Kommunikationsmenge keine Trendwende geben. Beides wird vielmehr weiter zunehmen. Daher wird die Fähigkeit zur Konzentration immer mehr zum Erfolgsverursacher.
Je besser es gelingt, Aufgaben fokussiert voranzustellen, umso mehr gelingt die notwendige Weiterentwicklung.
Je besser es im Unternehmensmanagement des gesamten Vermittlerbetriebes sowie im Selbstmanagement jedes Einzelnen gelingt, die Aufgaben fokussiert voranzustellen, die maßgebend für den eigenen Erfolg sind, umso mehr gelingt Vermittlern die notwendige Weiterentwicklung. Die nachfolgenden Beispiele zeigen, wie es Vermittlern heute schaffen, sich im Tagesgeschäft zu konzentrieren. Sie klingen zum Teil banal, sind aber dennoch oftmals wirksam.
1. E-Mail-Bearbeitung in definierten Zeitfenstern
Normal ist bei Vermittlern, früh morgens zum Start das Mailprogramm zu öffnen, den ganzen Tag in der Mailbeantwortungs-Schleife zu verbringen und am Ende des Tages das Mailprogramm wieder zu schließen. Oft kommen dann die Mails auf das Tablet oder Smartphone, so dass auch am Abend Wahrnehmung und Beantwortung weiter gehen können.
Alternativ hierzu können Zeiten definiert werden, in denen Mails beantwortet werden. Hiermit wird erreicht, dass man nicht ganztags reaktiv, sondern im Sinne der eigenen Strategie auch konzentriert aktiv agieren kann. Völlig banal, aber die wenigsten tun es.
2. Kommunikations-Absprachen zwischen Innen- und Außendienst
Bei größeren Vermittlerbetrieben braucht die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst einige Regeln. Zum einen können Zeitfenster zum Durchsprechen von Aufgaben festgelegt werden, zum anderen können Checklisten helfen, die verschiedenen Aufgabenbereiche vollständig abzuarbeiten.
Absprachen und Standards dieser Art helfen dabei, dass sowohl der Innen- als auch der Außendienst konzentriert arbeiten können. Darüber hinaus drückt eine geregelte Kooperation auch die Wertschätzung für die Arbeitsleistung des jeweils anderen aus.
Absprachen und Standards helfen dabei, dass Innen- und Außendienst konzentriert arbeiten können.
3. Weitergabe von Aufgaben per Audionachricht
Ist die Kommunikation vor Ort im Betrieb durch feste Zeiten geregelt, können zudem die Aufgaben, die vom Außen- zum Innendienst aus Kundengesprächen weitergegeben werden, per Audioanlage einer Mail versandt werden. Diverse Diktierprogramme sind per App verfügbar.
Vorteil ist, den Innendienst nicht laufend aus seiner aktuellen Tätigkeit herauszureißen. Zusätzlicher Nutzen ist, dass der Innendienst die Audionotiz „unter dem Kunden“ ablegen kann, zudem die Aufgabe betriebsintern auch einmal weitergereicht werden könnte.
Durchdachte Zusammenarbeit gefordert
Diese drei Beispiele zeigen, dass sehr einfache Dinge zu tun sind, um im Vermittlerunternehmen konzentrierter arbeiten zu können. Das bunte, mitunter auch sympathische Aufgabenchaos, das die Arbeit von Vermittlern in den 1980er- und 1990er-Jahren prägte, gehört in professionellen Betrieben der Vergangenheit an.
Heute steht die planvolle, durchdachte Zusammenarbeit ganz oben. Sie ist die Basis für konzentriertes Arbeiten – im Sinne der eigenen Strategie, der eigenen Kunden und im Sinne des eigenen Ertrags.
Die vorherigen Folgen von „Ritters Agenda 2020 für Vermittler“ finden Sie im Archiv.
Der Autor ist Geschäftsführer der Institut Ritter GmbH und der IVV Institut für Versicherungsvertrieb Beratungsgesellschaft mbH.
