22.4.2026 – Manche Chefs und Mitarbeiter arbeiten sehr gerne und auch viel. Doch sie erreichen keine entsprechenden Erfolge. Hintergrund sind wahrscheinlich auch Fehler im Zeitmanagement.
In der Geschäftswelt und in der Versicherungsbranche hört man oft die Klage: „Ich habe zu wenig Zeit.“ Das ist psychologisch nachvollziehbar, denn das ist das indirekte Signal: Ich bin wichtig und ich habe viel zu tun. Aber das hilft überhaupt nicht und führt zu keinen Veränderungen.
Es existiert keine Tagesplanung
Ein entscheidender Schritt ist deshalb, zuzugeben, dass man Arbeit und Zeit nicht richtig im Griff hat. Und sich mit dem Problem wirklich auseinanderzusetzen und unterschiedliche Techniken auszuprobieren.
Der Arbeitstag fängt am besten am Abend vorher an. Man sollte sich vor Arbeitsschluss Zeit nehmen, um zu überlegen, was am kommenden Tag etwa an Telefonterminen, Kundenbesuchen oder Meetings anliegt und welche Aufgaben erledigt werden sollten – besser: in der Zeit erledigt werden können.
Aktuelles überlagert Strategisches
Das Eisenhower-Prinzip geht auf den US-amerikanischen Präsidenten zurück: Er unterschied Dringendes von Wichtigem. Oft lässt man sich von Aktuellem mitreißen, erledigt schnell Telefonate, Mails und führt diverse Gespräche. Abends stellt man fest, dass die wichtigen Aufgaben liegen geblieben sind. Deshalb: Prioritäten setzen ist entscheidend, um seine Arbeit erfolgreich zu erledigen.
Wenn man beispielsweise ein Problem mit seinem Zeitmanagement hat, dann ist es dringend notwendig, sich damit zu beschäftigen. Es kostet jetzt scheinbar wertvolle Zeit, aber schon mittelfristig wird man Zeit einsparen und effizienter arbeiten.
„Das kann ich nicht delegieren“
Ein viel gesagter Satz von Führungskräften. Genauso wie: „Ehe ich das erklärt habe, habe ich es längst selbst erledigt“. Wer lieber alles selber machen will, kann nicht Herr seiner Zeit sein.
Es ist wichtig, einen geeigneten Mitarbeiter zu suchen und ihm bestimmte Aufgaben zu erklären. Das kostet jetzt Zeit, aber langfristig spart man Zeit, weil man diese Aufgabe nicht mehr selbst erledigen muss. Außerdem: Man hat einen kompetenteren Mitarbeiter.
Die Aufgabe einer Führungskraft ist es, zu führen, nicht Aufgaben zu erledigen, die auch andere erledigen können.
Der Tag ist durchgeplant
Eigentlich weiß man es ja: Ein Arbeitstag verläuft nie wie geplant. Es kommt ein wichtiges Telefonat herein, es gibt einen Konflikt zwischen Mitarbeitern oder Ähnliches.
Man sollte nach den eigenen Erfahrungen freie Zeit einplanen, denn sie füllt sich ganz automatisch. Und sei es, dass man plötzlich Zeit für die eigentlich nur dringenden Aufgaben hat.
Es zählt nur Perfektion
Nach dem Pareto-Prinzip erreicht man mit 20 Prozent des Arbeitsaufwandes 80 Prozent des Ergebnisses. Für die restlichen 20 Prozent bis zur Perfektion benötigt man allerdings 80 Prozent Arbeitsaufwand. Fragen Sie mal die Ingenieure der Formel-1-Rennställe.
Natürlich müssen in der Versicherungsbranche die Verträge mit den Kunden zu 100 Prozent stimmen. Aber es gibt viele andere Vorgänge in einem Büro, bei denen man mal „Fünfe gerade sein lassen“ kann. Nicht nur, dass man viel Zeit einspart. Es nimmt auch im gesamten Team den unerträglichen Druck heraus, perfekt sein zu müssen.
Zeit wird über- und unterschätzt
Es ist ein inzwischen bekanntes Phänomen, dass Menschen überschätzen, wie viele Aufgaben sie am Tag erledigen können. Die tägliche To-do-Liste ist in aller Regel zu voll. Etliche Aufgaben bleiben liegen.
Es ist wichtig, dass man lernt, seinen Arbeitsaufwand richtig einzuschätzen. Sonst verlässt man jeden Abend das Büro mit dem Gefühl, es nicht geschafft zu haben. Das ist nicht gesund und nicht produktiv.
Andererseits: Menschen unterschätzen, welche langfristigen Ziele sie mit kontinuierlicher Arbeit erreichen können. Das gilt auch für eine Umstellung des eigenen Zeitmanagements. Wer diszipliniert dranbleibt, seine eigenen Ergebnisse überprüft und nachbessert, wird sich wundern, wie sich die neuen Verhaltensweisen einschleifen und zu einer nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements führen.
