26.10.2026 – Instrumente wie ChatGPT werden im Büroalltag immer häufiger genutzt. Geschieht das nicht als geregelte Anwendung, kommt es schnell zu Datenschutzverstößen oder zu einem Verstoß gegen die Dokumentationspflichten. Dies gilt auch für kleine Büros mit wenig Mitarbeitern. Deren Inhaber haben daher die Aufgabe, eine Bestandsaufnahme zu machen und zu prüfen, in welchen Bereichen bereits KI genutzt wird. Zudem müssen Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Ein Gastbeitrag des KI-Experten Alexander Thein.
Montagmorgen, kurz nach neun. Im Postfach liegt die Beschwerde eines Kunden, dessen Antrag auf eine Berufsunfähigkeitsversicherung abgelehnt wurde, und er ist wütend. Die Kollegin im Innendienst will ruhig und freundlich antworten, aber die richtigen Worte wollen nicht kommen.
- Alexander Thein (Bild: privat)
Also öffnet sie ChatGPT, kopiert den Schriftverkehr hinein und bekommt in Sekunden einen Entwurf, der besser klingt als alles, was sie in einer halben Stunde geschafft hätte. Im Schriftverkehr standen auch die Vorerkrankungen des Kunden aus der Risikovoranfrage.
Böse Absichten hatte dabei niemand. Der Inhaber weiß, dass im Büro mit KI gearbeitet wird, hat aber nie gesagt, was erlaubt ist, weil er es selbst nicht genau weiß. Dieses Schweigen ist verständlich. Seit Februar 2025 ist es allerdings auch ein Versäumnis.
Pflicht gilt unabhängig von der Bürogröße
Artikel 4 des EU AI Act gilt seit dem 2. Februar 2025 für alle Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen. Die Verordnung nennt sie Betreiber. Eine Mindestgröße gibt es nicht, die Pflicht trifft das Einzelbüro mit einer Teilzeitkraft genauso wie den Versicherer.
Betreiber wird man schneller, als viele denken. Es genügt, ChatGPT, Microsoft Copilot oder ein anderes KI-Tool beruflich zu nutzen oder die KI-Funktion im Maklerverwaltungsprogramm einzuschalten. Nur die rein private Nutzung fällt nicht darunter.
Was sich im Juli 2026 geändert hat
Mit dem sogenannten Digital Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, hat die EU Artikel 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Bis dahin mussten Unternehmen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt.
Heute lautet die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, welche die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss niemand mehr garantieren. Die Pflicht wurde damit abgeschwächt, abgeschafft wurde sie nicht.
Wichtig für Maklerbüros: Erfasst sind auch Personen, die im Auftrag des Büros tätig sind. Wer mit freien Mitarbeitern oder Aushilfen arbeitet, sollte sie einbeziehen.
Daten nach DSGVO besonders geschützt
Ein eigenes Bußgeld für Verstöße gegen Artikel 4 sieht der EU AI Act nicht vor. Entspannen sollte man sich trotzdem nicht. Gelangen Gesundheitsdaten eines Kunden in ein öffentliches KI-Werkzeug, ist das ein Thema für den Datenschutz, denn solche Daten sind nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt. Dann stellt sich schnell die Frage, was die Büroleitung getan hat, um ihr Team darauf vorzubereiten.
Konkreter soll es künftig auch von europäischer Seite werden: Die EU-Kommission hat angekündigt, praktische Beispiele zu veröffentlichen, wie Unternehmen die Förderpflicht erfüllen können.
Wo KI im Maklerbüro schon heute läuft
Viele, die ein Maklerbüro führen, unterschätzen, wie verbreitet KI im eigenen Betrieb bereits ist. Mitarbeiter lassen sich Kundenschreiben vorformulieren oder Bedingungswerke zusammenfassen. Für Social Media und Newsletter entstehen Texte und Bilder mit KI-Hilfe.
Hinzu kommt KI, die gar nicht als solche auffällt. Viele Softwareanbieter bauen KI-Funktionen in ihre Programme ein, etwa um Kundenakten zusammenzufassen oder Gesprächsnotizen zu erstellen. Oft genügt ein Klick, und die Funktion ist aktiv.
Was eine Schulung im kleinen Büro leisten muss
Der EU AI Act schreibt weder ein Zertifikat noch eine bestimmte Stundenzahl vor. Was angemessen ist, hängt davon ab, wer welches Werkzeug wofür nutzt. Für ein Maklerbüro stehen zwei Fragen im Mittelpunkt.
Die erste betrifft die Daten. Jede Person im Team muss wissen, welche Kundendaten in ein öffentliches KI-Werkzeug niemals hineingehören, und verstehen, warum. Gesundheitsangaben aus Anträgen und Voranfragen sind dabei der heikelste Punkt.
Die zweite betrifft die Ergebnisse. KI-Werkzeuge formulieren überzeugend, auch wenn sie sich irren. Fasst ein Werkzeug Versicherungsbedingungen falsch zusammen und gibt die Kollegin das ungeprüft an den Kunden weiter, haftet am Ende das Büro für die fehlerhafte Auskunft. Ein KI-Entwurf ist deshalb immer nur ein Entwurf.
Woran man eine brauchbare Schulung erkennt
Seit Artikel 4 gilt, ist der Markt voll mit KI-Schulungen, vom zwanzigminütigen Lernvideo bis zum Ganztagesseminar. Für ein kleines Büro ist das Video verlockend, weil es schnell erledigt ist. Nur verändert ein Klick auf „gesehen“ selten, wie die Kollegin am nächsten Montagmorgen handelt.
Ein brauchbares Angebot ist daran zu erkennen, dass es auf die Werkzeuge eingeht, die in einem Büro tatsächlich laufen. Gute Schulungen lassen die Teilnehmer selbst üben, zum Beispiel, wie man eine Schadenmeldung so anonymisiert, dass die KI trotzdem helfen kann. Und sie enden mit einer Teilnahmebestätigung, aus der die behandelten Inhalte hervorgehen, denn genau die werden später für die Dokumentation gebraucht.
Auch der Preis muss nicht abschrecken. Für ein Team von zwei bis fünf Personen reicht oft ein halber Tag, wenn er gut vorbereitet ist.
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Mit einer solchen Regel sähe der Montagmorgen anders aus. Die Kollegin wüsste, dass sie den Fall ohne Namen und ohne Diagnosen schildern kann und trotzdem einen guten Entwurf bekommt. Der Inhaber müsste nicht länger hoffen, dass schon nichts passiert. Diese Erleichterung auf beiden Seiten ist der eigentliche Gewinn der Schulungspflicht.
Der Autor ist TÜV-zertifizierter externer KI-Beauftragter (THEIN) und begleitet Behörden und mittelständische Unternehmen bei der Umsetzung des EU AI Act.
