Wenn im Vermittlerbüro der Notfall eintritt

12.8.2024 – Fällt ein Vermittler notfallbedingt aus, gibt es viele Aufgabenfelder zu besetzen. Neben der Kundenbetreuung sind dies unternehmerische und administrative Aufgaben, gegebenenfalls auch Verpflichtungen als Arbeitgeber. Am besten wird ein Notfallteam ernannt, das im Fall des Falles einspringen kann.

Je kleiner das Vermittlerunternehmen, desto mehr hängt alles vom Inhaber ab. Fällt der krankheitsbedingt länger aus, droht der Betrieb auseinanderzubrechen.

Die meisten Versicherungsvermittler machen sich darüber schon mal Gedanken. Eine Lösung wird aber vor sich hergeschoben. Immer ist das Tagesgeschäft wichtiger – schließlich ist die Vorsorge für Firma und Familie im Sinne des Umsatzes nicht produktiv. Außerdem besitzt die Beschäftigung mit diesem Thema den Charme und die Verständlichkeit einer Steuererklärung.

Notfallteam, das unterschiedliche Rollen besetzt

Für derartige Fälle werden gerade Finanzdienstleister eine finanzielle Vorsorge für sich und ihre Familie getroffen haben. Doch es geht um viel mehr: etwa um rechtliche Vertretungsfragen im Betrieb, den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und vor allem um die weitere unternehmerische Führung.

Im Ernstfall kann eine Person den Chef kaum ersetzen. Die Praxis zeigt: Effektiver ist ein Notfallteam, das unterschiedliche Rollen besetzt.

Bereich eins: Betriebliche Finanzen

Sobald das Unternehmen sechs Monate ohne Umsatz überleben kann, sprechen Unternehmensberatungen von einem finanziell gesunden Unternehmen, so etwa der renommierte Berater und Buchautor Stefan Merath.

Auch wenn das oft Kopfschütteln hervorruft: Makler sollten überlegen, wie sie ihre finanzielle Absicherung aufbauen. Das Zusammenspiel zwischen betrieblicher Reichweite und privaten Rücklagen, Fortführung des Betriebes und Absicherung der eigenen Arbeitskraft bietet viel Optimierungspotenzial und Beratungschancen.

Bereich zwei: Rechtliches

Im Sinn der Selbstbestimmung muss es einem Unternehmer zuerst darum gehen: Wer soll mich vertreten? Wen halte ich für welche Aufgaben für den Richtigen?

In der Versicherungsbranche ist besonders zu beachten, dass der „Ersatz“ die berufsrechtlichen Voraussetzungen und Gewerbezulassungen besitzt. Denn die sind Voraussetzung dafür, dass das Geschäft überhaupt weiter betrieben werden kann.

Fällt der Inhaber eines Finanzdienstleisters länger aus, droht im schlimmsten Fall nach einigen Monaten die Betriebsstillegung durch die IHK. Deshalb sollte dieser Aspekt bei der Besetzung des Notfallteams unbedingt berücksichtigt werden.

Bereich drei: Schneller Zugriff auf Unterlagen

Die Informationsmenge in den Büros wächst immens. Ein Versicherungsmakler sollte deshalb überlegen, welche Informationen sofort relevant sind, wenn er plötzlich ausfällt.

Das ist der Überblick über die betrieblichen Finanzen, die Benennung der Schlüsselpersonen, die bei seinem Ausfall besonders wichtig sind. Dabei sollten nicht nur die Namen aufgeführt, sondern die gesamten Kontaktdaten festgehalten sein. Hilfreich sind darüber hinaus Adressen und Telefonnummern von wichtigen Geschäftspartnern, etwa der Steuerberatungskanzlei oder des zuständigen IT-Experten.

Und nicht zu vergessen: Im digitalen Zeitalter werden derartige Unterlagen gerne auf dem PC abgelegt. Doch wer kennt das Passwort zum Computer des Chefs? Und: In welchem Ordner ist die entsprechende Datei „versteckt“? Klare Absprachen sind notwendig und eine Vertrauensperson ist zu benennen, die den Notfallprozess kennt und in Gang setzen kann.