So ist Schluss mit dem Aufgaben-Wirrwarr

14.5.2024 – Im Arbeitsalltag überkommt einen oft das Gefühl, nur zu reagieren und nicht mehr zu agieren. Denn bei den vielen Anfragen und Aufgaben, die anfallen, verliert man schnell der Überblick. Man ist nicht mehr Herr der Lage. Was hilft, ist, mit Hilfe einer Liste seine To-dos zu priorisieren und in einen Ablauf einzuordnen.

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Es gibt Tage, da schlagen die Arbeitswellen über einem zusammen. Man weiß gar nicht, was man zuerst anpacken soll: In der Tür steht andauernd jemand, Mails rauschen herein, das Telefon klingelt und die Erinnerungszettel fliegen durcheinander.

In der Hektik wird alles erst einmal weggeboxt: Komm in einer halben Stunde wieder. Mails werden quergelesen und unvollständig und kaum durchdacht beantwortet. Das Gleiche am Telefon. Die Folge: Die Arbeit ist unbefriedigend und kommt in doppelter Geschwindigkeit auf einen zurück.

Wieder Herr der Lage werden

Was tun? Es kostet Überwindung: Aber man sollte sich in diesem Chaos fünf Minuten Zeit nehmen, um den ganzen Wust zu ordnen.

Das hat mehrere Effekte: Man ist wieder Herr der Lage. Es ist ein besseres Gefühl, zu agieren statt zu reagieren. Außerdem: Man sieht wieder die (wichtigen) Bäume im Wald. Damit hat man einen größeren Hebel und fühlt sich am Abend besser. Und schließlich: Im chaotischen Kopf sind die Aufgaben gefühlt zahlreicher als auf einer To-do-Liste, egal, ob handschriftlich oder digital.

Erstens: Kategorien einrichten

Es gibt eine einfache Methode, wie Sie innerhalb weniger Minuten eine übersichtliche To-do-Liste schreiben. Entscheidend: Sie benötigen drei Spalten.

Folgendes richtet man geordnet nach der Dringlichkeit in diese drei Spalten ein: erstens „Heute wichtig“, zweitens „Bald wichtig“ und in die dritte Spalte „Irgendwann wichtig“.

Zweitens: Aufgaben einsortieren

Dann priorisiert man die Aufgaben. Alles, was wirklich heute erledigt werden sollte, gehört in die Spalte „Heute wichtig“.

Die Spalte „Bald wichtig“ ist für alles, was innerhalb von zehn Tagen vom Tisch kommen sollte. Und der ganze Rest steht in der dritten Spalte „Irgendwann wichtig“.

Drittens: Aufgaben rausschmeißen

Klar, will man gerne alles heute erledigen. Funktioniert aber nicht! Man schreibt in die erste Spalte daher nur das, was an diesem Tag tatsächlich erledigt werden kann.

Und: Man überschätzt gerne, was man in einem Tag geschafft kriegt. Experten raten dazu, in die erste Spalte nicht mehr als fünf Aufgaben zu schreiben und in die zweite Kategorie nicht mehr als 20 Punkte. Im dritten Abschnitt kann so viel stehen, wie will.

Viertens: Aufgaben überprüfen

Wichtig: Regelmäßig prüfen, ob die Aufgaben noch richtig einsortiert sind. Gegebenenfalls muss man sie verschieben.

So bleibt man flexibel: Die erste Kategorie sollte mehrmals am Tag geprüft werden, weil immer etwas Neues, eventuell Dringendes auf dem Schreibtisch landet. Die zweite sollte am besten jeden Abend kontrolliert werden. Und die letzte freitags, bevor man ins Wochenende geht.

Übrigens: Vieles erledigt sich von selbst – einfach streichen.

Jens Gieseler

Der Autor ist freier Kommunikationsberater und Journalist.

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