Schon wieder nichts geschafft? Wie man Ablenkung vermeidet

7.11.2025 – Praxiswissen: Der Arbeitstag war voller Tätigkeiten und Gespräche. Doch am späten Nachmittag hat man das frustrierende Gefühl, nichts erledigt zu haben. Die Aufgabenliste ist sogar noch länger geworden. Diese drei Tipps sorgen für Abhilfe. (Bild: Pixabay CC0)

Versicherungsvermittler und ihre Mitarbeiter kennen das, wie viele andere Büroarbeiter auch: Der Tag war voller Tätigkeiten, Telefonate und Gespräche. Doch am späten Nachmittag hat man das frustrierende Gefühl, nichts erledigt zu haben. Die Aufgabenliste ist sogar eher noch länger geworden.

Ablenkungen geringer halten

Schuld daran sind ständige Ablenkungen. Kaum hat man sich in eine Aufgabe eingearbeitet, klingelt das Telefon, bittet ein Kollege um ein Gespräch oder… Zum einen kann man so nicht konzentriert arbeiten; zum anderen kostet es viel Zeit und Energie, sich wieder zu fokussieren und ins Thema reinzukommen.

Ablenkungen sind nicht komplett zu vermeiden. Aber mit diesen drei Tipps kann man sie geringer halten oder zu bestimmten Zeiten komplett vermeiden.

Erstens: keine Unterbrechungen zulassen

Weil man in der heutigen Arbeitswelt stets kommunikativ sein muss, stehen wir anderen Menschen permanent zur Verfügung. Manchmal aber kommen uns Ablenkungen auch gelegen: vor einem schwierigen Telefonat oder einer unangenehmen Tätigkeit. Schnell noch ein paar Mails beantworten – das gibt uns ein gutes Gefühl, schon ein paar Dinge erledigt zu haben.

Das Problem: Wir geben dringenden Aufgaben den Vorrang vor den wichtigen. Das, was unsere Arbeit wirklich voranbringt, wird dadurch nach hinten geschoben – leider oft auf die länger werdende To-do-Liste. Deshalb gilt:

Erreichbarkeit begrenzen. Viele Menschen verzetteln sich mit den Kommunikationskanälen. Sie sind per E-Mail, SMS und diversen Messengerdiensten erreichbar. Reduzieren Sie die Kanäle möglichst auf einen Hauptkanal, zum Beispiel E-Mail.
Nachrichten nicht sofort beantworten. Wer im Kundenservice arbeitet, muss sofort beziehungsweise so schnell wie möglich reagieren. Alle anderen Büromitarbeiter können sich zwei, drei Zeiten am Tag blocken, in denen sie die Mails beantworten.
Benachrichtigungen ausschalten: Hier ein „ping“ aus dem Handy, dort ploppt das Zeichen am Bildschirm auf, dass neue Nachrichten angekommen sind. Es ist schlicht ein Reflex, sofort nachzuschauen, was los ist, und schon ist die Konzentration passé. Schalten Sie deshalb alle Benachrichtigungszeichen aus. Das gilt auch für das Telefon, wenn jemand konzentriert und am Stück an einem Thema dranbleiben will.

Zweitens: sich nicht selber ablenken

Jetzt ist es von außen stiller geworden, aber der eigene Geist sucht nach Ausweichmöglichkeiten. Wir wollen eine wichtige Mail beantworten, doch holen zunächst mal einen Kaffee, schauen noch schnell im Intranet etwas nach und machen uns erst dann an die Mail. So ziehen sich die Aufgaben in die Länge.

Bleiben Sie bei Ihrer Aufgabe. Es kostet mehr Energie, sich aus der Entspannung heraus einer komplexen Aufgabe zuzuwenden – man muss sich neu motivieren. Diese Reihenfolge beruhigt auch das Gewissen, wenn man sich nach getaner Arbeit einen Kaffee gönnt.
Soziale Medien einschränken. Viele Versicherungsmitarbeiter benutzen für ihre Arbeit Internet, Smartphone oder Social Media. Die Ablenkung ist also nur einen Klick weit entfernt. Da helfen „Speer-Apps“, die bestimmte Websites oder Apps für eine Weile blockieren.

Drittens: Ruhe und Ordnung schaffen

Viele Büros und viele Schreibtische sorgen für Ablenkung. Etwa weil dort ein Kollege telefoniert, jede Menge Post-its herumliegen oder sich die Zeitschriften stapeln.

Schaffen Sie Ordnung. Räumen Sie alles vom Schreibtisch, was ablenken könnte: Handy, Zeitschriften, Essen und anderes. Denn: Unordnung stört die Konzentration.
Suchen Sie Rückzugsorte. In großen Büros ist es oft schwierig, Ruhe zu finden. Hier ist der Inhaber eines Versicherungsbüros gefragt: indem zum Beispiel Besprechungs- oder Konferenzräume für Einzelarbeiten genutzt werden können. In manchen Büros gibt es sogar kleine abgeschottete Räume für längere Stillarbeit. Auch das Homeoffice kann eine Option sein – sofort die Mitarbeiter dort die ganz anderen Ablenkungsmöglichkeiten in den Griff bekommen.